Date de dernière mise à jour : 24 avril 2019

VDL Conseil a à coeur le respect de la vie privée et la protection des données de ses clients et prospects et s’attache particulièrement au respect des libertés et droits fondamentaux de chacun.
La présente politique de protection des données témoigne des engagements de VDL Conseil dans le cadre de ses activités quotidiennes pour une utilisation responsable de vos données à caractère personnel (ci-après nommées « données personnelles »).
Une donnée personnelle désigne toute information susceptible de se rapporter à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement et de la caractériser.
Cette politique vous informe sur la manière dont VDL Conseil utilise les informations que vous lui transmettez. Elle a aussi comme objectif de vous aider à comprendre quelles sont les données que VDL Conseil collecte, pour quelles raisons VDL Conseil les collecte, comment elles sont utilisées, la façon de les mettre à jour, de les gérer et précise les droits dont vous disposez.
En cas de contradiction entre les informations fournies dans les clauses contractuelles et cette politique, nous vous informons que les clauses contractuelles prévaudront sur la politique présentée ici.
Nous vous prions de noter que cette politique de protection des données est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par VDL Conseil, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique ou pour prendre en compte tout changement dans l’organisation de VDL Conseil ou dans les offres, produits et service proposés. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Il convient par conséquent que vous consultiez régulièrement la présente politique de protection des données afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.

IDENTITE ET COORDONNEES DU RESPONSABLE DES TRAITEMENTS

Le responsable des traitements est Fabrice Brochard, dont les coordonnées sont : 22 Avenue Médicis – 41000 BLOIS.

CATEGORIE DE DONNEES COLLECTEES

Vos données personnelles peuvent être collectées directement auprès de vous ou indirectement. On parle de collecte indirecte de données personnelles lorsque les données ne sont pas recueillies immédiatement auprès de vous personnellement. Par exemple, pour la mise en place de votre complémentaire santé d’entreprise obligatoire, c’est votre entreprise qui nous transmet vos données personnelles.
Les types de tiers collecteurs de données personnelles auprès de qui VDL Conseil s’adresse sont les suivants :
• Fournisseurs
• Clients
• Prospects
• Partenaires commerciaux

DONNEES PERSONNELLES COURANTES

Dans le cadre de son activité, VDL Conseil est amené à collecter différents types de données personnelles :
• Identification (état civil, identité, coordonnée, adresse)
• Vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale, situation patrimoine, ayant-droits)
• Informations professionnelles

DONNEES SENSIBLES

Dans certains cas, VDL Conseil collecte également des données sensibles. Cette collecte est nécessaire notamment dans le cadre de notre analyse nous permettant de maitriser et piloter l’ensemble de votre dossier :

• Numéro de sécurité sociale

• Données concernant la santé (invalidité, arrêt de travail)

• Habitudes de vie (fumeur, non-fumeur, pratique d’un sport, séjour à l’étranger, pays fréquentés)

FINALITES DU TRAITEMENT

Toutes les données personnelles sont collectées dans un objectif précis (on parle également de « finalité ») et portées à votre connaissance. VDL Conseil utilise vos données personnelles dans le cadre de la gestion de ses clients et prospects, et notamment pour répondre à vos demandes ou pour vous envoyer régulièrement des informations sur les produits qui pourraient vous intéresser. VDL Conseil collecte vos données personnelles afin :

• De gérer les demandes de ses clients et de pouvoir sélectionner des offres adaptées auprès des partenaires avec lesquels nous travaillons

• D’assurer la relation avec ses clients

• D’assurer une activité de prospection commerciale

FONDEMENT DU TRAITEMENT DE VOS DONNEES / BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT

Outre les principes applicables aux données, un traitement ne peut être mis en oeuvre que s’il respecte le principe de licéité. Pour ce faire, il est nécessaire qu’il remplisse au moins une des conditions alternatives suivantes :
• Vous avez consenti au traitement pour une ou plusieurs finalités spécifiques
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable de traitement est soumis ou à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont il est investi
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou d’une autre personne physique
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par VDL Conseil ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données

Les fondements de chacun des traitements exécutés par VDL Conseil sont présentés ci-dessous :

Traitements Fondement juridique du traitement
Gestion commerciale Intérêt légitime ou exécution du contrat

DESTINATAIRES DES DONNEES PERSONNELLES

VDL Conseil peut être amené à faire appel à des sociétés ou à des individus tiers qui lui fournissent des services ou agissent en son nom, notamment en matière de traitement des données ou de paiements ou encore diffusion de communication. Nous pouvons également autoriser des prestataires tiers à collecter des informations en notre nom, y compris, si cela est nécessaire pour l’exécution de votre contrat. Les prestataires tiers ont accès aux informations et peuvent les collecter dans la mesure où cela est nécessaire pour leur permettre de remplir leurs fonctions.

Traitements Destinataire
Gestion commerciale Clients ou prospects
Partenaires commerciaux ou institutionnels

TRANSFERTS DE DONNEES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE

VDL Conseil s’engage à ne transférer aucune de vos données personnelles hors de l’Union Européenne.

UTILISATION DES DONNEES

Les données personnelles que nous collectons ne peuvent être utilisées de manière incompatible avec les finalités présentées précédemment.

DUREE DE CONSERVATION

La durée de conservation de vos données dépend des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Vos données personnelles sont conservées tant qu’elles sont nécessaires pour l’exécution de votre contrat ou pour répondre à des obligations légales.

DROITS DES PERSONNES

La nouvelle réglementation en matière de protection des données personnelles impose de respecter les droits des personnes concernées.

DROIT A L’INFORMATION
A cet effet, VDL Conseil vous communique par la présente sa politique de protection des données (finalité du traitement, catégorie de données traitées, destinataires, durée de conservation des données personnelles, droits, information relative à la source des données, existence de prise de décision automatisé).
En cas de collecte des données par des tiers, VDL Conseil s’engage à faire cette communication dans un délai ne devant pas dépasser un mois.
Outre le droit à l’information, vous disposez du droit de demander au responsable de traitement d’effectuer d’autres actions sur vos données personnelles :

• Si vous identifiez une erreur parmi ces données ou si vous les jugez incomplètes ou ambigües, vous pouvez également nous demander de les corriger, de les compléter ou de les clarifier
• Vous pouvez également vous opposer à ce que vos données soient utilisées, notamment à des fins de prospection commerciale ou de communication à des tiers
• Enfin, vous pouvez nous demander de supprimer toute donnée personnelle qui vous concerne et que nous détenons
A cet effet,VDL Conseil vous communique par la présente sa politique de protection des données (finalité du traitement, catégorie de données traitées, destinataires, durée de conservation des données personnelles, droits, information relative à la source des données, existence de prise de décision automatisé).
En cas de collecte des données par des tiers, VDL Conseil s’engage à faire cette communication dans un délai ne devant pas dépasser un mois.
Outre le droit à l’information, vous disposez du droit de demander au responsable de traitement d’effectuer d’autres actions sur vos données personnelles :

• Si vous identifiez une erreur parmi ces données ou si vous les jugez incomplètes ou ambigües, vous pouvez également nous demander de les corriger, de les compléter ou de les clarifier
• Vous pouvez également vous opposer à ce que vos données soient utilisées, notamment à des fins de prospection commerciale ou de communication à des tiers
• Enfin, vous pouvez nous demander de supprimer toute donnée personnelle qui vous concerne et que nous détenons

DROIT D’ACCES
Vous pouvez obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès aux dites données personnelles.

DROIT DE RECTIFICATION
Vous pouvez obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données personnelles vous concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez le droit d’obtenir que les données personnelles incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

DROIT A L’EFFACEMENT (DROIT A L’OUBLI)
Vous pouvez obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant dans certaines conditions.

DROIT A LA LIMITATION
Vous pouvez obtenir la limitation du traitement, ce qui implique que, dans certains cas, vous pouvez nous demander de suspendre momentanément le traitement des données ou de les conserver au-delà du temps nécessaire si vous en avez besoin.

DROIT D’OPPOSITION
Vous pouvez vous opposer à tout moment à un traitement des données personnelles. L’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :
• Lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes
• Lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale

DROIT A LA PORTABILITE
Vous pouvez recevoir vos données personnelles dans un format structuré, communément utilisé et sous format électronique. De plus, vous pouvez obtenir du responsable de traitement qu’il transmette vos données personnelles directement à un autre responsable de traitement.
Ce droit à la portabilité ne peut s’exercer que sur les données personnelles que vous avez fournies personnellement à VDL Conseil et qui sont traitées par des moyens automatisés (absence de registres papier). Ce droit ne concerne que les traitements reposant sur un consentement ou lorsque les données sont traitées aux fins d’exécution d’un contrat de mise en oeuvre ou de mesures précontractuelles. Enfin, ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et liberté de tiers.

EXERCICE DES DROITS ET DELAI DE REPONSE

Vous pouvez donc à tout moment contacter VDL Conseil par courrier postal ou mail (merci de vous reporter aux coordonnées indiquées dans le premier paragraphe « Identité et coordonnées du responsable des traitements et du délégué à la protection des données (DPO) ») pour consulter les données personnelles vous concernant et qui sont en notre possession.
Pour le droit d’accès, VDL Conseil s’engage à répondre à vos demandes dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 2 mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de 1 mois, compte tenu de la complexité et du nombre des demandes.

En cas de prolongation du délai de réponse, VDL Conseil vous le notifiera au préalable.
Pour tous les autres droits, VDL Conseil s’engage à répondre à vos demandes dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre des demandes. En cas de prolongation du délai de réponse, VDL Conseil vous le notifiera au préalable.

SECURITE DES DONNEES

Des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées ont été prévues par VDL Conseil pour garantir la confidentialité des données, et notamment éviter tout accès non autorisé.
Vos données personnelles sont maintenues sur des réseaux sécurisés et accessibles par un nombre limité de collaborateurs et de tiers ayant des droits d’accès spécifiques sur de tels systèmes.
VDL Conseil veille également à ce que ses sous-traitants présentent des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles.

NOTIFICATION DES VIOLATIONS DE DONNEES PERSONNELLES

VDL Conseil se doit de notifier aux autorités de contrôle, dans les meilleurs délais, et si possible, 72 heures après en avoir pris connaissance dès lors qu’il y a destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé, qu’ils soient accidentels ou illicites des données personnelles sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
Cette notification doit également vous être faite sauf si :
• La violation des données personnelles n’est pas susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés
• Des mesures appropriées de protection techniques et organisationnelles étaient en place au moment de l’incident
• Cette communication impliquait des efforts disproportionnés